Artículo 52. Reglamento General de Afiliación e Inscripción Seguridad Social

Artículo 52. Conservación de datos y sistemas de documentación. Efectos.

1. Los empresarios y, en su caso, los trabajadores por cuenta propia están obligados a conservar, por un período mínimo de cuatro años, los documentos justificativos de la inscripción del empresario, de la formalización de la cobertura y tarifación de las contingencias profesionales y de la cobertura de la prestación económica por incapacidad temporal, así como de la afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores, en los términos regulados en el título anterior.

2. La Tesorería General de la Seguridad Social llevará los sistemas de documentación siguientes:

1.º La Tesorería General establecerá y, en su caso, actualizará un fichero general automatizado en el que se integrarán los siguientes registros:

a) El registro de empresarios y de sus cuentas de cotización, debidamente vinculados con la correspondiente identificación por cada Régimen del sistema de la Seguridad Social.

b) El registro de trabajadores, con la correspondiente identificación por cada Régimen del sistema de la Seguridad Social, así como de los beneficiarios y demás personas sujetas a la obligación de cotizar.

c) Los demás registros que determine el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en función de las necesidades de gestión.

2.º La Tesorería General de la Seguridad Social incorporará al fichero general y por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, las inscripciones de los empresarios, las afiliaciones, altas y bajas de los trabajadores y variaciones de unos y otros, comprendidos en el campo de aplicación de los Regímenes del sistema de la Seguridad Social cuya gestión, respecto de las materias que regula este Reglamento, le está encomendada, utilizando al efecto los medios y procedimientos que requieran las necesidades de gestión y organizándolos de forma que respondan al principio de información integral.

3. La Tesorería General de la Seguridad Social mantendrá al día los registros y la toma de datos a que se refiere el apartado anterior.

4. Los asientos de los registros, datos anotados y documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, por la Tesorería General de la Seguridad Social o los que se emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por las leyes.

Se modifica el apartado 1 por el art. 1.12 del Real Decreto 708/2015, de 24 de julio. Ref. BOE-A-2015-8339.

Se modifica el apartado 1 por el art. 2.4 del Real Decreto 250/1997, de 21 de febrero. Ref. BOE-A-1997-5222

Lo que necesitas saber sobre la conservación de datos en la Seguridad Social 📄

La normativa sobre la conservación de datos y sistemas de documentación en el contexto de la Seguridad Social es fundamental para asegurar que tanto los empresarios como los trabajadores cumplan con sus obligaciones legales. Aquí desglosamos lo que necesitas saber para estar al día.

¿Qué implica esta normativa para ti? 🌐

• Obligación de conservación: Como empresario o trabajador por cuenta propia, estás obligado a conservar ciertos documentos durante un mínimo de cuatro años. Esto incluye:

• Documentos de inscripción del empresario.

• Cobertura y tarifación de contingencias profesionales.

• Afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores.

• Registro de datos: La Tesorería General de la Seguridad Social llevará un registro automatizado que incluye:

• Registro de empresarios y sus cuentas de cotización.

• Registro de trabajadores con su identificación.

¿Qué debes hacer al respecto? 📝

• Conservar documentos: Asegúrate de tener a mano todos los documentos mencionados y que estén actualizados.
• Actualizar registros: Mantén al día los registros de afiliación y cualquier variación de datos que pueda ocurrir.

¿Cuándo debes hacerlo? ⏰

• Período mínimo: La conservación de documentos debe ser durante cuatro años. Asegúrate de que todos los documentos estén listos y accesibles durante este tiempo.

¿Qué ocurre si no lo haces? ⚠️

• Sanciones: No conservar la documentación requerida puede llevar a sanciones legales, incluyendo multas.
• Dificultades en gestiones: Podrías enfrentar problemas al intentar acceder a derechos y beneficios de la Seguridad Social si no tienes la documentación adecuada.

¿Qué excepciones existen? 🔄

• Documentación específica: Algunos documentos pueden no requerir ser conservados si no son relevantes para la gestión de la Seguridad Social. Es recomendable revisar cada caso específico.

Ejemplo de la vida real 🏠

Imagina que eres un empresario que ha contratado a varios trabajadores. Si no guardas correctamente los contratos de trabajo, las altas y bajas de tus empleados durante cuatro años, podrías tener problemas si la Seguridad Social decide hacer una auditoría. Esto podría resultar en sanciones o en la pérdida de beneficios para tus empleados.

Información crucial 🔍

Importante: Asegúrate de que todos los documentos estén conservados durante cuatro años y que estén actualizados.

Acciones concretas que debes considerar 🎯

1. Revisa y organiza: Haz un inventario de todos los documentos necesarios y organiza un sistema de archivo.
2. Actualiza registros: Cada vez que haya un cambio en la plantilla o en la situación de los trabajadores, actualiza los registros inmediatamente.
3. Consulta normativa: Mantente informado sobre cualquier cambio en la normativa que pueda afectar tus obligaciones.

Recuerda que la conservación de datos no solo es una obligación legal, sino que también protege tus derechos y los de tus trabajadores. Si quieres obtener más información y estar al día con las normativas, te invitamos a registrarte en Aprende RED.